Aprender como automatizar a emissão de notas fiscais é uma tarefa indispensável para empreendedores

O procedimento pode se tornar complexo e lento de acordo com o crescimento de sua empresa, exigindo cada vez mais atenção e tempo por parte da sua equipe.

Se a sua empresa já emite mais do que cinco notas fiscais por dia, por exemplo, já é um sinal de que está na hora de automatizar as emissões com um sistema que evite a necessidade de digitar os dados nota por nota.

Entre outros cenários, considere que é o momento de automatizar o processo se você precisa de um funcionário responsável apenas por emitir notas fiscais. Ou, também, caso não consiga fazer a gestão de notas fiscais no próprio sistema de seu meio de pagamento.

Mas vamos por partes! Afinal, o que significa automatizar a emissão de notas fiscais?

O que significa automatizar a emissão de notas fiscais?

O processo de emitir notas fiscais automaticamente ocorre por meio de ferramentas que emitem os documentos sem precisar de uma pessoa para fazer de forma manual. 

Ou seja, você gera a nota fiscal de imediato e o próprio sistema também pode enviar logo em seguida para o cliente. 

É sempre bom lembrar que a nota fiscal é um documento importante para quem vende produtos e serviços. 

As empresas devem apresentar aos órgãos públicos diversos registros e prestar contas referente à sua receita. As notas fiscais fazem parte desse processo.

No entanto, cada estado ou cidade possuem seus próprios serviços de emissão e com sistemas que podem ser diferentes e com trâmites específicos. 

Na prática, para um e-commerce de nível nacional, por exemplo, emitir notas fiscais para diferentes lugares manualmente é um trabalho que demanda muito tempo e cuidados especiais. 

Afinal, você ou a pessoa responsável pelas emissões deve pesquisar e aprender como funciona o processo em cada um dos lugares para evitar erros e inconsistências que podem custar caro, como retrabalhos e multas.

É por isso que saber como automatizar a emissão de nota fiscal deixa todo o procedimento mais fácil para que você possa focar na gestão do seu negócio. 

Como automatizar a emissão de nota fiscal?

A emissão automática de notas fiscais é possível, a princípio, ao seguir dois passos que você confere abaixo.

1. Implemente a Nota Fiscal Eletrônica em sua empresa

Para automatizar a emissão de notas fiscais, você precisa primeiro adotar o modelo eletrônico do documento. Essa versão é obrigatória desde 2018, mas muitos empreendedores de primeira viagem ainda têm dúvidas sobre a questão.

Para obter implementar a nota fiscal eletrônica, os passos são:

  • identifique qual tipo de nota fiscal de acordo com o seu negócio. Por exemplo, descubra se é deve emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) ou Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e);
  • faça o credenciamento da sua empresa na Secretaria de Fazenda Estadual ou Municipal;
  • adquira um Certificado Digital.

2. Escolha um programa para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica

O segundo passo para automatizar o processo é escolher um programa de emissão de notas fiscais eletrônicas. Vale ressaltar que, apesar de a funcionalidade de emitir notas fiscais de forma digital já ser oferecida pelos sistemas das prefeituras, isso não significa que o procedimento seja automático.

Na prática, você ainda precisa acessar o software do governo, digitar todos os dados de cada nota individual, conferir e só então gerar o documento.

O ponto principal deste passo se refere à escolha de um programa que faça todas essas tarefas automaticamente

Ou seja, um programa integrado ao seu meio de pagamento que, logo após processar uma venda completa, possa gerar o documento fiscal e enviá-lo ao cliente.

Portanto, quando for buscar por uma plataforma para automatizar a emissão de nota fiscal, é importante observar fatores que são indispensáveis, como:

  • integração simples com os meios de pagamento que sua empresa utiliza;
  • suporte rápido e eficiente para ajudar em caso de dúvidas ou problemas;
  • emissão das notas mesmo quando há instabilidades nos sites das prefeituras;
  • recursos que facilitem a gestão de notas, cancelamentos de notas, chargebacks, entre outros.

Vantagens de automatizar a emissão de nota fiscal

Viu como pode ser fácil emitir notas fiscais automaticamente? Descomplicar a vida do empreendedor é o grande objetivo das tecnologias e ferramentas de emissão de NF disponíveis no mercado.

Aumenta a produtividade da empresa

Todo processo dentro de uma empresa, seja ele pequeno ou grande, deve estar no ápice da produtividade para contribuir com o seu crescimento. Logo, ao saber como automatizar a emissão de notas fiscais, você já está um passo à frente para conseguir o melhor da tecnologia.

Dentro desse aumento de produtividade, também podemos considerar a melhoria na gestão do tempo dos profissionais do seu negócio. Quando necessário verificar as notas, por exemplo, é possível encontrar os dados de forma mais rápida. 

Portanto, com a automatização ganha-se tempo para focar em ações mais estratégicas, ao invés das “operacionais”.

Diminui os custos operacionais

Uma das mais óbvias vantagens de automatizar a emissão de notas fiscais é a redução de custos, a princípio graças ao próprio aumento da produtividade que mencionamos.

Ou seja, usar ferramentas para automatizar o processo dispensa a mão de obra apenas para os lançamentos, pois elas são capazes de realizá-los diariamente, 24 horas por dia.

Além disso, os custos também são menores com impressões e armazenamentos, já que um bom software de emissão de notas fiscais salva os documentos em nuvem. 

Lembre-se que é preciso guardar as notas fiscais pelo prazo obrigatório de até 5 anos, na maioria dos casos.

Reduz erros humanos

O clichê “errar é humano” não poderia ser mais válido neste ponto, pois preencher manualmente as notas fiscais abre espaço para que equívocos aconteçam.

Inclusive, falhas nos cálculos também podem ocorrer e trazer ainda mais dor de cabeça devido ao retrabalho que seus colaboradores terão para preencher os documentos novamente.

Com a automatização das notas fiscais, esses riscos diminuem e todo o processo se torna bem mais ágil. Nesse aspecto, outra vantagem de diminuir a incidência de erros é estar dentro da lei para evitar a cobrança de juros e multas!

Otimiza a gestão e tomada de decisões

Por fim, a importância de saber como automatizar a emissão de notas fiscais reflete em toda a gestão estratégia e tomadas de decisões da empresa. É uma preocupação a menos para o empreendedor, que sabe que as notas com certeza serão geradas e garante o cumprimento das leis vigentes.

Assim, é possível focar nas decisões estratégicas para a empresa com uma visão holística de todos os processos e setores integrados à gestão fiscal. 

Isso significa, por exemplo, que todas as decisões que tomar vão ser orientadas em dados reais e análises eficientes do que precisa mudar ou não do ponto de vista fiscal.

Este artigo foi escrito pelo autor convidado Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFE.io, que oferece uma API para emitir e gerenciar notas fiscais automaticamente. A NFE.io é um sistema de gestão fiscal que automatiza tarefas repetitivas, contribuindo para que você ganhe tempo e diminua gastos.

Add a Comment

O seu endereço de e-mail não será publicado.

18 − onze =